• 25 september 2018

    I accept the 2-urige werkdag challenge (liveblog) (dag 92)

    Bekijk het vervolg op deze blog op: “https://jeasyapp.com/tijd-voor-bier/

    Je leest het goed! De komende dagen ga ik 2-uur per dag werken i.p.v de 10 daarvoor. Na het lezen van de 4-hour workweek nam ik mezelf voor de uitdaging aan te nemen en de komende 3 maanden ter voorbereiding slechts 2- uur per dag te werken.

    Ik zal deze blog om de dag proberen bij te houden en jullie updates te geven over mijn goede en niet zulke goede dagen.

    Op dit moment heb ik nog maar 17 minuten om deze blog te schrijven, dus bij voorbaat SORRY VOOR ALLE TAALFOUTEN!

     

    Dag 1:

    Gister ben ik dus begonnen en dat was best wel relaxed!

    Toch is het lastig om niks meer te doen na die 2-uur, terwijl je wet dat je nog zoveel kunt doen.

    Wat ik wel merkte (positief) is dat je al bezig bent met de dag erna.

    Je denkt 3-keer na over wat je morgen gaat uitvoeren, want je hebt maar 2 uur.

     

    Dag 2:

    Ik werd met spanning in mijn buik wakkeer,

    want nu moest het gebeuren!

    Wat heb ik gedaan in 2 uur?

    Ik had op de planning:

    1. auto-message instellen (dat ik maar 2 keer per week mijn mail nakijk.)
    2. overeenkomst aanpassen en die via de mail sturen met agenda voor donderdag.
    3. follow-up voor de mail maken
    4. agenda voor een meeting voorbereiden (data-anlyses en KPI berekeningen)
    5. site opzetten en daar mijn blog op posten en die dan verspreiden op Facebook.

    Ik heb gedaan:

    1. auto-message
    2. overeenkomst
    3. follow-up
    4. agenda
    5. blog posten

    Ik moest snel iets schrijven en dat heb ik maar even op deze site gedaan (die ik al jaren niet meer heb geupdated).

    Voor de komende tijd ga ik deze site zeker updaten!

    Ik ga hem ook wat persoonlijker maken en een andere domeinnaam, etc.

    Goed mijn tijd zit er bijna op en ik moet nog een plaatje maken en deze post ook nog delen, met nog 7 min op de timer.

    Morgen een nieuwe update!

    Beetje stress hier…

    Maar straks kunnen we weer genieten.

    Ooh trouwens ik ben ook begonnen met een ongemakkelijke challenge

    Ik iedereen die ik tegenkom rechtstreeks in de ogen en kijk niet meer weg. Lekker aanstaren 😉

     

    Dag 3:

    Met nog 24 minuten op de timer, vanaf het moment dat ik deze zin schrijf, merk ik dat ik vandaag wel productiever ben dan normaal, maar dat het niet mijn beste dag is.

    Hoe dat komt?

    Op bepaalde momenten had ik het idee dat ik aan het wegdromen was.

    Waarschijnlijk waren het te weinig taken en had ik iets meer tijdsdruk nodig.

    Ik had op de planning:

    1. Drift “suggested help articles” opzetten
    2. overeenkomst aanpassen en die via de mail sturen
    3. MeetEdgar voor groepen instellen en mailtje Ecomweek sturen.
    4. uitslag prestatiescan delen verzenden via de mail
    5. agenda voor meeting voorbereiden bijwerken en aanpassen (alle foutjes van gister eruit halen)
    6. een blog posten

    Ik heb gedaan:

    1. Drift
    2. overeenkomst
    3. Uitslag
    4. MeetEdgar
    5. agenda
    6. blog posten

    De productiviteit had best hoger gekund vind ik vandaag.

     

    Dag 4:

    Voor morgen heb ik twee afspraken staan, dus ga ik eenmalig (omdat het al afgesproken meetings zijn) over mijn 2-uur grens heen.

    Morgen geen blog! Vrijdag rapportage van deze dag.

     

    Waarom doe ik dit?

    Nu ik toch tijd over heb, schrijf ik er nog maar een paragraaf achteraan.

    Het is best apart toch?

    Dat je in 2-uur alles kunt doen wat je normaal nog niet red in 10-uur.

    Een element dat hiermee te maken heeft heet “Parkinson’s Law” = de wet van Parkinson.

    Wat blijkt – hoe langer je voor een taak hebt – hoe langer je er over doet.

    Normaal gesproken kon ik binnen 2 dagen en 17 minuten echt geen blog schrijven, daar was ik minimaal 3 uur tot een dag mee bezig soms.

    Zo raar dat je jezelf zo makkelijk voor de gek kunt houden!

    Maar ik geniet er wel van!

    In het begin dacht ik: “ooh my god, hoe ga ik in vredesnaam al deze tijd opvullen?”

    Nou, tot nu toe met: veel drankjes en gezellig afspreken met vrienden, maar ook meer sporten!

    Ik ga straks ook weer schaatsen op een binnenbaan en af en toe de natuur in, dus dit is in ieder geval een gezond experiment!

    Natuurlijk is het begin het makkelijkst, hoe zal dit over 1 maand zijn? Als ik dan over 3 maanden dit teruglees en denk.

    Tsja Tom dat ging toen in een keer compleet anders en alles werd 1 enorme chaos, omdat je overal mee in de knoei kwam…

     

    Terugval (dag 4)

    Gister had ik nog een aantal afspraken staan, die ik niet meer kon afzeggen en daarom ben ik even over de 2-uur grens gegaan.

    Hoe dat was?

    Verschrikkelijk!

    Niet alleen de tijd, dat viel wel mee.

    Meer de stress en de frustratie van het tijd verspillen was erg.

    Ik heb gister mee gereden en gekletst dan uiteindelijk wat besproken.

    Als ik de vorderingen zou afzetten t.o.v. een 2-urige werkdag, dan had ik alles ook in 10 minuten kunnen doen.

     

    Dag 5

    Vrijdag is meestal mijn minst productieve dag.

    Ik had op de planning:

    1. Mails beantwoorden (ik check ze nu twee dagen in de week)
    2. Factuur sturen in het nieuwe boekhoudingsprogramma
    3. auto-message aanpassen
    4. Rapportages van onze werkzaamheden automatiseren (startend met afgaan van handmatige mailtjes en voorbereiding)
    5. Een start maken aan een nieuw rapportage systeem.
    6. een blog posten

    STOP tijd is om.

    Efficiëntie is niet perse effectief

    Gister haalde ik voor het eerst mijn tijd niet en daar baalde ik ENORM van.

    Ik kreeg meteen een paar reacties, waaronder deze van Jonathan. (Thanks man!)

    Jonathan van den Brink Leuk man! Een dag van 10 uur kun je alleen ook efficiënt plannen hoor 

    Ik ben na gegaan waarom ik gister mijn post niet afkreeg en minuten te kort kwam.

    Feedback dag 5

    • Fout #1 : Ik had twee aparte dashboard taken samen in 1 uur in de agenda gezet ipv ze te splitsen.

    Zo kon ik dus makkelijk 10 minuten uitlopen op het eerste punt, zonder duidelijke controle.

    • Fout #2 : Ik had niet alle informatie om meteen de taak af te ronden.

    Ik zou sowieso de taak nog moeten bespreken met mijn partner, voordat we dit systeem konden implementeren.

    • Fout #3 : Was dus dat ik dat inderdaad meteen doorgaf op slack (een soort bedrijfs what’s app), waarop ik gelijk reactie kreeg.

    Dit zorgde voor afleiding en tijdsverlies.

    Kortom: de taak (dashboard implementeren) in dag 5 had niet in de planning mogen zitten.

    Effectiviteit meten

    Terugkomend op de reactie van Jonathan, wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

    Effectief werken is de juiste dingen doen.

    Efficiënt werken is het zo goed (en goedkoop) mogelijk doen van dingen.

    Een dag van 10 uur kun je inderdaad heel efficiënt plannen.

    Ben je dan alleen ook effectief bezig?

    Huiswerk, toetsen en een personal assistent

    Gister zat ik met een vriend van me en hadden we het over mijn “2-urige werkdag challenge.”

    Ik vertelde hem dat hij ook heel makkelijk kon besparen op zijn tijd.

    Hiervoor gebruiken we de wet van pareto.

    Pareto’s Principe – 80/20 regel stelt dat 80% van de informatie slechts 20% leertijd kost.

    (in dit geval betrekken op studie, maar het kan op alles in de wereld worden toegepast.)

    Besparing voor leerwerk

    Je laat een personal assistent je huiswerk maken + een samenvatting van alle leerstof.

    Ipv huiswerk maken en zelf het boek doorlezen en samenvatting maken, leer je de komende 8 weken deze samenvatting uit je hoofd.

    Vervolgens ga je met een professional sparren hoe en wanneer je deze stof toepast en welke specifieke cases hij heeft.

    Deze cases leer je uit je hoofd.

    Klaar is kees! Je bent ready voor de toets in 20% van de tijd.

     

    Dag 6

    Ik had op de planning:

    1. heel veel!

    Ik heb gedaan:

    1. Alles!  + van de vorige keer met nog 25 sec op de klok.

    Tot morgen 😉

    Dag 7

    Heb ik een dag vrij genomen, aangezien het uitgaan van avond daarvoor tot in de vroege uurtjes door ging…

    Wel heb ik een idee opgedaan voor een nieuw zij-project, tijdens een etentje, dat makkelijk en binnen de 2-uur getest kan worden. (more info is coming soon!)

    Dag 8

    Ik had op de planning:

    1. Slack bericht sturen – afspraak verzetten
    2. Landingspagina bouwen zij-project
    3. Geld overmaken credit-card voor vernieuwing software-subscripties
    4. Blogpost

    Ik heb gedaan op de planning:

    1. Slack bericht
    2. Landingspagina
    3. Blogpost

    De andere actie kon nog niet worden uitgevoerd, aangezien het geld daarvoor nog niet was overgemaakt vanuit Stripe.

    Ik kan nu blijkbaar in 1 uur en 1 kwartier een landingspagina bouwen, waar ik 3 weken geleden nog 4 uur over deed.

    Comfort challenge

    Naast de 2-urige werkdag ben ik ook gestart met de comfort challenges die Tim Ferris in zijn boek de 4-hour workweek beschrijft.

    De eerste challenge was iedereen aanstaren die op straat langs je loopt.

    Dat is erg fijn in een stad, waar je om de meter mensen tegenkomt die je mag aanstaren (zonder iets te zeggen).

    Maar goed dat hebben we weer overleeft.

    De volgende challenge is nog veel erger: 

    Elke vrouw die er goed uit ziet aanspreken en om de telefoonnummer vragen.

    Natuurlijk heb ik hier een goed script voor….NOT…Dus dat gaat nog wat worden

    (ik ben het nu al aan het uitstellen merk ik aan mezelf).

    Verveling slaat toe

    Ik merkte de eerste week, dat ik het de eerste 2 dagen wel lekker vond om weinig te doen, maar nu ga ik me echt vervelen.

    Wat doe ik dan in mijn vrije tijd?

    Schaatsen! 2x per week in Nijmegen

    Lopen in de Bossche broek – 2x per week een uur

    Veel drankjes met vrienden en dagjes uit met familie.

    + Ik ga woensdag afgemat worden door mijn goede vriend Cees, die marinier is.

    Ja, ja ik ga voor het eerst in mijn leven een sportschool binnen treden…

    Waarschijnlijk ben ik donderdag niet bereikbaar, omdat ik dan nog brak ik mijn bed lig.

    Nog 6 minuten over en dit was mijn zware maandag dan.

    Dag 9

    Van deze dag heb ik geleerd dat je niet 2 meetings EN werk in een dag van 2 uur moet willen plannen.

    Ondanks dat de meetings per keer slechts 15 minuten qua tijd kostten, was het wel een aanslag op mijn relatief weinige tijd.

    De meetings waren ook in de middag en omdat ik er een half uur (per meeting) voor uitgetrokken had, was er 1 uur minder werktijd.

    In combinatie met het automatiseren van onze rapportages, was de tijd tekort.

    Vooral omdat in het rapportage systeem weer van alles anders ging dan gehoopt (zo had ik al een trial account, dat je weer niet kon koppelen met het nieuwe nog niet verlopen account.

    Kortom, ik kon in diezelfde tijd niet ook nog agenda voorbereiden.

    Dus zat ik zonder agenda bij een klant met een halve rapportage… Dan baal je als een stekker…

    Duidelijke fail dus…

    Dag 10

    Door omstandigheden in de planning, moest ik dit keer gedwongen de 2 uur splitsen.

    Je merkt daarin toch dat de schakeltijd een issue speelt en dat het even duurt, voordat je in een taak zit.

    Maar alsnog kan ik niet ontevreden zijn over vandaag, ondanks dat het een hele versnipperde dag was.

    • SSL certificaat staat online
    • Cursus image is gemaakt
    • Rapportage systeem problemen zijn (allemaal) opgelost.
    • De implementatie van het systeem is gestart (wat mij 2 uur per week gaat schelen! = 10 fulltime dagen van 8 uur)
    • Blogpost + van gister
    • belafspraak is gepland
    • contract is aangepast
    • hosting gegevens doorgestuurt
    • Financiën voor subscripties zijn geregeld (ik had ze verkeerd overgemaakt met het borg nummer ipv pasnummer)

    Al met al veel kleine dingetjes en probleempjes opgelost.

    Had een VA dit ook kunnen doen? Jazeker!

    Volgende stap is dan ook het aanstellen van een Virtual Assistent en het verder automatiseren, zodat ik meer tijd voor mijn experimenten kan vrijmaken.

    Historisch moment; sportschool entrance

    Ja, ja voor het eerst in mijn leven ben ik de sportschool binnen gegaan.

    Ik zal eerlijk zijn: zonder mijn goede begeleiding (Bedankt Cees!), was ik er nooit van mijn leven binnen gegaan.

    Waarschijnlijk had ik dan ook allang alle spieren gescheurd die ik kon scheuren, dus wat leer ik hieruit?

    Waarom zou je het wiel steeds opnieuw uitvinden, wanneer je ook mensen hebt die dat als voor jouw doen.

    Daarom zal ik mij meer gaan richten op het gebruiken goedwerkende concepten, ipv het bedenken van nieuwe ideeën.

    I not only use all the brains that I have, but all that I can borrow.

    Dag 11

    Weer is een lekkere 2-urige werkdag.

    Eerlijk waar! Ik genoten om weer lekker aan de slag te gaan.

    Ik had op de planning:

    1. FB ads
    2. Template rapport (alle klanten)
    3. Drift (verdere) automatisatie opties + alternatieven
    4. Ecommerce data – fixen
    5. Blogpost

    Ik heb gedaan op de planning:

    1. FB ads
    2. Beantwoordingsservice geregeld
    3. Afspraken tool geïmplementeerd
    4. Template rapport (alle klanten) + geautomatiseerd
    5. Drift (verdere) automatisatie opties + alternatieven + voorstel
    6. Ecommerce data (oplossing tijdje uitproberen)
    7. Blogpost

    Kortom! Alles gedaan en we lopen voor op de feiten!

    Tijd voor schaatsen dus!

    Vrije tijd went!

    In het begin was het behoorlijk wennen, maar nu begin ik weer in een ritme te komen.

    Ik merk zelfs dat ook leuke dingen teveel kunnen zijn.

    Een dagje even niks is niet alleen fijn, maar verhoogt ook gewoon de scherpte en je (ja dit klinkt heel erg zweverig) innerlijke rust.

    Ik was gisteren zo onrustig, dat een dagje weinig doen, mijn concentratie en focus weer helemaal heeft opgeladen!

    Ik zou nu echt niet meer zonder al die tijd kunnen… Met 6 minuten over.

    Dag 12

    Met nog 10 minuten op de klok, voelt het alsof ik alle tijd heb.

    Ik las net een stukje terug van de eerste dagen, waarin ik in de haast zat om binnen 17 minuten deze blogpost af te ronden, terwijl ik er nu slechts 10 minuten voor heb en in alle tijd aan het typen ben.

    Met een beetje spierpijn opgestaan vanochtend, want de sportschool en 2x per week schaatsen hakt er behoorlijk in!

    Toch voel ik me goed, merk dat ik lekker uitgerust ben en meer energie heb dan voorheen (en dat binnen 2 weken!)

    Ik had op de planning:

    1. mails beantwoorden + inbox organiseren
    2. 2 onderzoeken vinden
    3. cursus programma aanmelden, onboarding doorlopen en eerste indeling opzetten.
    4. mailtjes sturen automatiseringsopties Intercom
    5. Factuur software licenties
    6. Belafspraak
    7. blogpost

    Ik heb gedaan op de planning:

    • Alles! + een extra plaatje voor de blog

    Klaar voor de sportschool straks… dat word een zwaardere opgave…

    Start telefoonbeantwoordservice

    Telefoontjes zijn tijdverspilling (de meeste dan), zeker als ondernemer word je vaak platgebeld door callcenters.

    Daarom start ik binnenkort met een telefoonbeantwoordservice.

    Scheelt tijd en iemand anders mag mooi de vervelende gesprekken afhandelen 😉

     

    Dag 13

    Tel de meeting voor Jeasy in het weekend mee en ik heb op zondag een meeting (waar we normaal 4 uur over konden doen.) Binnen 1 uur en 15 minuten afgerond.

    Dit had nog korter gekund, maar ja zo’n developer als Kevin blijf natuurlijk maar kletsen! ;P

     

    Dag 14

    Een start van de nieuwe week en we hebben 2 meetings deze week, dat betekent goed vooruit kijken.

    Er moet een prestatiescan geanalyseerd worden en dat kost tijd!

     

    Dag 15

    Een meeting vandaag en de dag is vol.

    Ik heb vandaag iets meer op slack gezeten…

    We hadden een crisis, een Campagne liep TE GOED!

     

    Dag 16

    Het eerste wat ik doe vandaag is mijn mail openen en vervolgens zie ik dit:

    Wat er gebeurd is?

    SUCCES CRISIS!!

    Vorige week heb ik een (al) succesvol getest marketingexperiment, Facebook advertenties + een landingspagina, gekopieerd en nog een keer gepubliceerd.

    Deze €30,- Facebookadvertentie en 1 landingspagina hebben:

    • 9000 websitebezoekers
    • 8500 email adressen, fysieke adressen en namen opgeleverd.

    Binnen  3 dagen.

    In het kader van de ultieme 2-urige werkdag:

    Ik had de advertentie uitgezet, omdat Ashley (Amerikaanse collega het succes niet meer aan kon.)

    En terwijl ik in de sportschool was en daarna sliep, hebben ze nog 5000 leads erbij gekregen!

    EEN KNALLEND SUCCES DUS!

    Dag 17

    1 workshop en 1 meeting, waarvan 1 meeting ‘s-ochtends werd gecanceld.

    Scheelde tijd en daardoor kon ik net nog wat losse dingetjes doen die niet heel spannend waren.

    Het meest iconische appje van de dag:

    YOU SHOULD COME W A WARNING LABEL

    CAUTION: YOUR BUSINESS COULD EXPLODE.

    BE PREPARED😎

    20.000 leads!

    De advertentie was allang offline, maar we waren opgepakt door heel veel andere sites.

    Daarom is de landingspagina nu definitief offline.

    10x meer als verwacht!

    Er waren maximaal 2000 samples in voorraad, dus hebben we iedereen nog eens een mailtje gestuurd of dat ze de samples ook echt wilden.

    Ja hoor! Nog steeds meer dan 2000 reacties terug en dus word er extra geïnvesteerd in samples, wat naar verwachting leidt tot €240.000 – €360.000 omzetgroei per jaar.

    Dag 18

    Mail & administratie dag.

    Ik heb geleerd dat je beter een dag kunt uittrekken, dan het even snel tussendoor te proppen.

    Vandaar dat ik mijn mails op dinsdag en vrijdag beantwoord (en bekijk).

    Ik heb nu zelfs alle mail programma’s van mijn telefoon gegooid 😉

    Enfin, vandaag dus mail en administratie dag.

    Het enige waar ik niet aan ben toegekomen is 1 advertentie online zetten en 1 belastingaangifte.

    De belasting gooit je er namelijk meteen uit na 3x een fout wachtwoord… (en dat gaat snel als je 3x op een verkeerde LastPass knop drukt)

    Fijn weekend 8 / 10 urige werkers!

     

    Dag 19 

    Prijspakketten van Jeasy aangescherpt en volledig doorgerekend tot op de “,”.

     

    Dag 20

    Een Jeasy meeting (online).

    Terwijl ik in 30-minuten op noem wat ik allemaal voor Jeasy heb gepresteerd, bedenk ik me: “Dit is meer ik voorheen deed!”

    Ik vraag daarom aan Kevin:

    “Kevin, vind je dat mijn productiviteit is toegenomen?”

    “Ja, dat vind ik wel.”

    Het is een developer / programmeur hè mensen, dus verwacht er geen uitbundige reacties van, maar dit is is toch wel een heel goed teken!

    Ondertussen: krijgen we deze week ook referrals vanuit Amerika binnen.

    Wat dus betekent dat ik inderdaad mijn omzet kan verdubbelen, met 2-uur werken per dag!

     

    Teveel leuke dingen

    Ik ben moe van de leuke dingen en lange nachten… Vandaag 2 uur later begonnen (niet twee uur later wakker) en dat is toch niet goed voor de productiviteit.

    Tussen 10-12 is de tijd het best / die is nu om.

     

    Dag 21

    De week startte iets minder goed.

    Ik was moe van het weekend en had veel versnipperde taken om af te ronden.

    Blijkt toch maar weer dat slaap je werkprestaties sterk beïnvloed!!

     

    Dag 22

    Een meeting kort al de helft van mijn dag in en laat nog slechts 30 minuten over voor overige taken (wat natuurlijk veel te kort is!)

     

    Winstmarge van 8x je kostprijs

    Ik heb daarom onze prijspakketten tot in detail doorgerekend en daaruit blijkt dat:

    Een persoonlijke meeting ons 3x zoveel tijd & geld kost als een online meeting.

    Daarom hebben we deze verandering in onze prijspakketten doorgevoerd en kan er tegen meerprijs een persoonlijke meetingsabonnement worden afgesloten.

    Waarom is dit doorrekenen zo belangrijk?

    Volgens Tim Ferris moet je winstmarge 8x meer dan de kostprijs zijn. Oftewel iets dat je €10 kost om te maken, daar moet je €80 voor rekenen.

    Waarom zoveel?

    Op het moment dat je partnerschappen of groothandels je spullen laat verkopen dan willen ze vaak 50%-30% korting.

    Betekent dat je een grote marge nodig hebt en anders zit je vast aan je eigen webshopje… Wat ook geld kost! (Denk aan sales, marketing, etc.)

    Maar Tom hé, niemand gaat in een keer een pakket van €10.000 –> €80.000 afsluiten.

    Kosten omlaag

    Daarom hebben we onze prijspakketten nog is doorgerekend en ik heb daar alle zaken uitgehaald, die ik lastig / tot niet kan automatiseren.

    En bij toeval blijken dit juist ook de diensten te zijn, waar we echt uniek in zijn!

    Een online rekenmachine, automatische chatbot of UTM link-tracking met retargeting, dat bied een tekstschrijver / seo – specialist / online marketeer vaak niet aan.

    We hebben dus onze kosten met 50% kunnen verlagen en zo onze marge dus met 100% verhoogd!

    Kostte niks… scheelt een hoop!

     

    Dag 23

    Ik had op de planning:

    • blogpost
    • blogpost
    • call amerikaanse prospect
    • online rekenmachine voor prijsberekeningen
    • mail opschonen
    • rapporten reviewen
    • herinneringsmail sturen
    • Standaard mail template actie rapporten bedenken / maken

    Starrig 2 uur per dag

    Mijn vader vind me maar starrig dat ik vast houd aan die 2-uur.

    Tegen een potentiële klant zeg je toch niet dat je nu geen tijd hebt, omdat je maar 2-uur werkt?

    Jawel dus!

    “You have to let small bad things happen to achieve the big ones”

    Juist omdat ik niet “nog maar even dat uurtje” extra pak, weet ik dat de processen goed moeten zijn.

    Okay even in het Nederlands;

    Mijn vader was gisteren 2 uur met incidenten bezig.

    Daar heb ik dus absoluut geen tijd voor!

    Oftewel, incidenten moeten volgens een proces worden afgehandeld wat mij maximaal 5 minuten mag kosten.

     

    Dag 24

    Net iets over de tijd, maar dit kan ik met de call van een nieuwe Amerikaanse prospect weer goed maken.

    We hebben veel nieuwe potentiële klanten en dus besteedde ik vandaag aan het structuren van onze “performance scan.”

    Het liefst wil ik dit ook zover mogelijk automatiseren, maar dat is nog wel een dingetje…

    Wordt vervolgd dus!

     

    Dag 25

    Mijn Amerikaanse klant op bezoek in Den Bosch! (Rechts)

    De Growth Meeting hebben we dit keer “in-person” gehouden en dat heeft voor extra ideeën en concrete (positieve) vervolgstappen gezorgd.

     

    Dag 26

    Niet helemaal fit, de focus is ook erg ver te zoeken vandaag.

    Wel heb ik een analyse gedaan voor een potentiële prospect (waar een lijst met 27 verbeter ideeën is uit gekomen).

    Stille hint: Jeasy gaat binnenkort waarschijnlijk in de pizza branche aan de slag!

     

    Dag 27

    Nog steeds niet fit…

    Last van keelpijn (voor het eerst in mijn leven.)

    Vandaag op de planning stond:

    Calculator bijwerken, ja ja! We hebben onze prijzen in een online calculator gezet.

    https://www.calconic.com/calculator-widgets/jeasy-price-calculator/5bceeff4cabfa1001b0ba0bb

    ( en toen kon ik de rekenmachine niet embedden en kwam ik tijd tekort. Terwijl ik wou vertellen over de impact van niet fit zijn op mijn werkuren, de rekenmachine, wat ik vandaag allemaal wel niet gedaan heb… nou, ja..)

     

    Nou, ja deze dag verliep dus iets anders dan verwacht.

    Wel heb ik een potentiële nieuwe klant te 1,5 uur te woord gestaan in een performance scan (+ de overeenkomst meteen verzonden).

     

    Dag 28

    Mail dag.

    Naast een hele rits andere taken heb ik dus niet mijn blog van gister en vandaag kunnen afmaken.

    Wel is er een leuke verandering in onze werkzaamheden gekomen.

    Wij dachten altijd dat klanten graag op de hoogte bleven doormiddel van een dashboard.

    Wat blijkt?

    Klant heeft liever een wekelijkse email dan een dashboard

    Alle klanten stemden unaniem voor een wekelijkse mailing en dus kunnen we ons Trello dashboard wegbezuinigen of intern handiger oppakken.

     

    Besluit: Jeasy doet geen zaken meer met ‘drukke’ bedrijven

    Dit is nogal een stelling als je bedenkt dat bijna heel Nederland zegt dat zij druk is.

    Een kleine side note:

    Met druk bedoelen we mensen die nergens tijd voor hebben en waar alles lang duurt.

    Natuurlijk hebben wij klanten die druk zijn, maar die krijgen wel veel dingen in korte tijd gedaan.

    Deze mensen zouden graag meer tijd in een dag willen hebben, maar ze regelen het wel.

    Complimenten voor onze klanten!

    Daarom wil ik graag onze klanten in het zonnetje zetten, omdat zij wel hun sh*t gedaan krijgen.

     

    De mail van een accountantsbureau.

    Na bijna 9 maanden van voorstellen, follow-ups en zelfs mondelinge toezeggingen, brak gisteren (dag 28) mijn klomp.

    In het kort dit verhaal;

    Onze taak: zorgen voor meer werknemers door een aantrekkelijke werkgevers branding.

    Probleem: iedereen is te druk en er is meer personeel nodig.

    Vervolg:  Na 3 weken een telefoontje, aangezien het dan wel met de nieuwe manager is besproken.

    Email: Na 4 weken stuur ik een vervolgmail en het antwoord daarop (5 weken later) is: “We hebben het nog niet kunnen bespreken vanwege drukte”

     

    Op drukte kun je niet bouwen

    Drukte betekent dat je niet efficiënt en/of niet effectief werkt en daarom werken we vanaf nu alleen samen met bedrijven, waar wel op kunnen bouwen.

    Afgelopen maandag had ik een afspraak met Amerikaanse Pam.

    Complimenten voor Pam!

    Zij is blijkbaar niet te druk om naast haar fulltime corporate baan, een (groeiende) webshop op te richten met meer dan 300K in omzet!

    Zegt Pam dat ze druk is?

    Ze komt handjes en tijd tekort!

    Dat is iets anders dan druk zijn.

    Daarom is mijn stelling:

    “wie druk is, doet de verkeerde dingen.”

    Als partner wil je niet met een leverancier werken die met de verkeerde dingen bezig is en daarom hebben we deze potentiële klant een nette afwijzingsmail gestuurd.

    Dus ken jij drukke bedrijven, waar de besluitvorming maanden duurt?

    Verwijs ze niet naar ons! Wij willen ze niet als klant!

     

    Dag 29 – Schoonmaakinspectie

    Mijn oma en haar zus kwamen lunchen, dus het begin van de dag staat in het teken van een GROTE SCHOONMAAK!

    Voor iedereen die weet hoe mijn appartement eruit en het ‘netjes’ noemt.

    Dat krijgt een 5,5 van mijn oma.

     

    Ik was vandaag ook ontzettend druk met schoonmaken en lunchen.

    Nog een nuttige actie: Ik heb in 30 minuten nog wel onze rapportages aangepast naar specifieke inzichten, een user ID lijst van website IP-adressen bij elkaar gezet en geëxporteerd van meer dan 5000 man, een bel afspraak ingepland met de Bossche Investeringsmaatschappij en de rest van de tijd ben ik ‘ontzettend druk’ geweest met deze blog.

     

    Ooh en dit wordt trouwens nog een heel groot probleem!

    https://www.rtlz.nl/life/carriere/artikel/4458936/arbeidsmarkt-menzis-stress-burnout-personeelsgebrek

     

    “Get out of your apartement!”

    Dag 30, 31 en 32 lag de focus op dagjes uit + combineren met werk.

    Zo was ik:

    Dag 30 te vinden in Sneek

    Dag 31 op de dansvloer in Maastricht

    Dag 32 met de ouwe heer in Utrecht.

     

    Kortom; een week waarin ik niet veel in Den Bosch te vinden was.

    Wat ook het doel is van de 2-urige werkweek, aangezien je niet meer tijd wilt hebben om ‘lonely’ films te bekijken.

     

    De studententest!

    Ja, ja mijn achter neefje gaat er ook aan geloven!

    Hij gaat een 1-urige leestest, zodat we kunnen zien of dat dezelfde manier van denken ook werkt voor studeren (waarvan ik natuurlijk weet dat het gaat werken ;P)

     

    Studenten hebben zo’n druk leven…

    Vrijdagavond kwam mijn achter-neefje Jesse spontaan eten en dan hebben we het natuurlijk over alles wat ‘belangrijk’ is in het leven.

    Kortom; Jesse was ‘heel druk’ met zijn studie

    • Hij gaat naar college’s
    • Leest powerpoints grondig door voor zijn tentamens
    • Maakt oefententamens
    • Okay leest wel weinig boeken

    Maar overal dus een echte top-student (in mijn beleving)!

    Nu hebben we uitgerekend dat Jesse effectief slechts 3 uur per week per vak (3 vakken = 9 uur per week) bezig is.

    Kort gezegd; hij was verrast dat school hem zo weinig tijd kost.

    p.s. wat Jesse dan in de rest van zijn tijd doet, dat is nog steeds onbekend.

     

    Het experiment

    Jesse is dus al niet ‘druk’ met school, maar alsnog moeten we op deze tijd kunnen korten.

    Onze aanname is dat;

    Wanneer Jesse niet meer naar college’s gaat (en powerpoints achteraf nakijkt) en in plaats daarvan 1-uur per dag een boek leest, dat hij -60% tijd kwijt is aan zijn studie en dezelfde cijfers haalt.

    Technische probleem weekjes

    We hebben niet 1 technisch probleem, maar meerder gehad (en nog de afgelopen tijd.)

    De upsells van afgelopen tijd vragen om meer geavanceerde software en deze zijn niet vanzelf opgezet.

    Daarnaast voelde ik me (door een reeks aan late betalingen) net een student vorige week, met nog €14,- op de bankrekening.

    Gelukkig is die tijd voorbij en aan de technische problemen word gewerkt!

     

    Dag 34 – prutdag

    De klok die een uur verzet is, het experiment om een uur later te beginnen en de dag te starten met ontspanning.

    Ze waren beiden niet erg goed voor mijn concentratie…

     

    Dag 35

    Mail beantwoorden stond voorop!

    Daarnaast veel mails met de technische support van Intercom en Mixpanel uitgewisseld.

     

    Dag 36 

    Vandaag is het bijwerk en afspraak dag.

     

    Dag 41

    Ik kom erachter dat ik dus al 5 dagen geen blog meer geschreven heb!

     

    Even een korte update:

    Dag 36: 

    De afspraken bleken echt zonde van mijn tijd.

    1 Telefonische afspraak bespaarde daarmee 1 uur en de andere afspraak van 2 uur liep dus een uur uit en leidde tot helemaal niks.

    Zelfs geen nieuwe informatie.

    Wel heb ik 1 ding geleerd!

    Afspraken zijn tijdverspilling en stem alles af voordat je met 5 mensen aan tafel gaat zitten.

    De afspraak werd niet vanuit mij georganiseerd, maar er werd wel verwacht dat ik het voor touw nam (slechte actie!)

     

    Dag 37:

    • Technische problemen oplossen
    • (online) meeting
    • Nieuwe programma’s installeren (intercom, autopilot, mixpanel)

    Dag 38:

    Een nieuwe klant erbij! Welkom Patio & Pizza! (ja, ja pizza ovens guys!)

     

    Van hoogtepunt naar drama

    De meeste facturen zijn grotendeels betaalt en binnen (wat ons cashflow probleem oplost).

    We hebben een nieuwe klant erbij + dat we veel nieuwe tools voor onze klanten aan het opzetten zijn.

    MAAR DAN!

    De twee meeting van dag 38 liep iets anders dan gedacht.

    In het kort:

    -De assistent was overweldigd door het plotselinge extra werk (en heeft een enorme achterstand)

    -Hierdoor zijn onze actie’s even ‘on-hold’ gezet.

    -Waardoor de baas (onze opdrachtgever) de meeting start en aangeeft dat onze strategie niet werkt (wat normaal is als je het niet gebruikt.)

     

    Driehoeksverhouding: opdrachtgever + werknemer + externe partij = gevoelig puntje

    Wat we steeds vaker meemaken is dat problemen tussen werknemer en opdrachtgever (de baas) erger worden, wanneer wij druk op de ketel zetten.

    Wij zorgen voor groei, dus er komt in een keer een lading aan extra werkzaamheden (die niet zoveel voorstellen wanneer alle processen al goed lopen.)

    Kortom: de baas is meestal niet gefocust, waardoor de werknemer de richting niet meer weet en wel heel veel extra werk krijgt.

    Daarom gaan we nu iets nieuws doen met onze meetings (we splitten ze).

    We starten met een test onder 1 klant en dit ziet er zo uit:

    1. Strategische deel, ideeën, feiten en cijfers. (30 minuten)
    2. Implementatie, prioritering, planning, automatisering (30 minuten)

    Waarvan het tweede deel zonder de opdrachtgever is, zodat we echt op details kunnen in gaan.

    Productiviteit ligt 20x hoger dan assistent

    Ik ben daarom gestart om de assistent te helpen met productie verhoging.

    Ze had een lijst met e-mailadressen die geordend moesten worden (vraag bij mij is meteen: “waarom kwam je hier niet mee toen je de eerste 50 ging verwerken? “, dan hadden we alles al kunnen automatiseren, maar “het is, zoals het is”.)

     

    Dus we hebben 500 van dit soort rijen:

    En die moeten er zo uit zien:

     

    Het is zo random, dat onze developer er niks van kon maken.

    Maar ja ik heb nog steeds maar 2 uur…

    Dus ik sprong gelijk in mijn 2 uur aanpak.

    1. Doel: 1 cel splitten in 3 cellen
    2. Automatisering: Ik wist dat er een ad-on was voor google sheets: power tools add-on, waardoor ik alleen maar comma’s of streepjes hoef te zetten.
    3. ik krijg een lange arm van het dubbelklikken op de muis, dus zoek ik macbook shortcut comments op voor google sheets.
    4. Resultaat: 100 regels per 23 minuten.

    Waar de assistent dus dagen voor nodig heeft lukt mij in precies: 1 uur en 55 minuten.

    Betekent dat zelfs deze handmatige taak kan worden opgelost door; eliminatie, automatisatie (en dan zou ik het nog zelfs kunnen delegeren aan een assistent als ik dat zou willen.)

    Dat is dus de kracht van de 2 urige werkweek 😉

    Dagje op anabolen

    Vandaag heb ik zo’n dag, waarop ik het idee heb dat ik aan de anabolen zit.

    Ik heb gerealiseerd:

    • 150 spreadsheet contacten (zoals hierboven) bewerkt.
    • Trello board aangemaakt
    • Toegang tot alle tools gevraagd
    • 3 mails met wekelijkse actie overzichten gestuurd
    • Mijn 3 mailboxen opgeruimd
    • 3 telefoontjes met verschillende magento bouwers ingepland
    • mail gestuurd voortgang magento bouwer
    • 10 mails beantwoord
    • blog geschreven
    • Data-sources gekoppeld met ons rapportage systeem
    • Intercom set-up met een senior specialist doorgelopen
    • facturen naar facturatie programma gestuurd
    • Mixpanel bug eruit gehaald.
    • Google analytics ecommerce opnieuw ingesteld (bug eruit gehaald)

    Ik wed dat de meesten hier minimaal 2 dagen van 8 uur voor nodig hebben (op zijn minst!)

    Een goede dag dus en nog 10 min over.

     

    Dag 42 – rustdag

     

    Dag 43 – mail & technische problemen dag

    Ondanks dat het een chaotische dag was, waarbij ik om de 5 minuten aan het schakelen was tussen de support van Intercom, Sumo en Mixpanel, zijn er behoorlijk veel doorbraken!

    Dag 44 – Finish dag

    Vandaag heb ik op een lege maag (wat niet erg goed is voor je concentratie), toch fijn wat dingen afgerond.

    • Financiële factuur automatisaties
    • FB advertentie’s
    • Intercom geconnect en running.
    • Achterstallige betalingen (die gister niet zijn gelukt) alsnog afgerond.
    • Google Tag Manager implementaties

    En nu eten!

    Dag 45 – 11-11 – en op de helft! Dubbel feest!

    Precies op de helft!

    Een kleine videomeeting met Developer Jeasy, die amper te verstaan is, want naast mij word er feest gevierd.

    Het is 11-11!

     

    Dag 46

    De dag na 11-11 werkt heerlijk.

    Opstaan wanneer je je goed voelt en dan 2 uurtjes even goed aan de slag.

    Een belafspraak gehad.

    (interne) Growth Dashboard van 3 systemen aan het vervangen door Airtable

    @jimmy ja, ik luister weleens

    De ondernemerscursus H1 is bijna afgerond.

    De blog is weer bijgewerkt

    en last but not least: mixpanel is bijna geïnstalleerd.

     

    Volgende keer meer over wanneer je een taak wel of niet moet inplannen?

     

    Besluitvorming taken

    Welke taak pak je nu wel op en welke niet?

    Dit hangt af van 2 dingen:

    1. Laat je het iemand doen? Geef deze persoon dan zoveel mogelijk vrijheid om alles uit te voeren, geef ze zelfs een budget, waarmee ze eigen fouten kunnen rechtzetten. Wanneer je een persoon helpt die al je klachten afhandelt geef die persoon dan de mogelijkheid om tot €100,- klanten tegemoet te komen. Voor beslissingen boven de 100 euro ben jij natuurlijk wel zelf nodig.
    2. Heb je zelf alle informatie? Het komt heel vaak voor dat je een taak wilt doen (zeker in mijn werkzaamheden) en dan nog even toestemming van je klant nodig hebt of een beperkte toegang hebt of zoals afgelopen week, dat ik nieuwe tools op nieuwe platforms moet installeren, die toch wat extra (support) kennis nodig hebben. Zorg dan dat je eerste taak het verzamelen van deze informatie is, voordat je deze uitvoert/op de planning zet.

    Dag 47

    Te weinig slaap en stress zorgen voor minder oponthoud dan eerst.

    Alles is namelijk al zoveel mogelijk geautomatiseerd en processmatig ingericht.

    Bij stress en een slechte dag van mij, gaan de werkzaamheden dus gewoon door en eigenlijk nog beter zelfs ook!

     

    Dag 48

    Event-tracking complete site, afgerond!

    Belangrijke financiële zaken afgerond.

    Maar Tom?

    Jij doet je financiën toch altijd op vrijdag?

    Dat klopt! Alleen deze week niet, want ik zit vanaf morgen op deze witte stranden.

    Mega-cliche, maar geheel volgens de 4-hour workweek principe!

    Curacao

    Aangezien we niet locatie gebonden zijn, blijf ik de komende week gewoon werken!

    Alleen dan met een ander uitzicht.

     

    Terugblik werken op Curacao

    Vanavond (het is hier nu 11:48), vertrek ik weer richting Schiphol, maar hoe is het gegaan?

    Lukt werken vanuit een ander land?

    Het antwoord is NATUURLIJK LUKT DAT!

    Momenteel kan ik er zeker slechter bij zitten.

    Dus qua locatie en WIFI kon het zeker slechter.

    Aan de andere kant zijn er ook wel een paar puntjes waar ik systematisch aan kan werken.

    Meetings.

    De enige die we doen, zijn online, maar wanneer je dag heel onregelmatig is, is het lastig om hiermee rekening te houden.

    Hier moeten we dus iets op gaan vinden!

    Qua werkzaamheden is er afgerond:

    • FB advertentie’s – A/B test
    • Rapporten verstuurd
    • Mailings werkzaamheden verstuurd
    • Migratie van Trello –> Airtable (wat ons veel meer controle over de prioritering geeft.)
    • Mail is volledig bijgewerkt
    • Alle productpagina’s van 1 klant zijn volledig bijgewerkt.
    • Alle Event tracking van 2 klanten is actief
    • Koppeling met Search Console & Anlytics gemaakt
    • Ecommerce gegevens connectie met Google Analytics is hersteld.
    • Nieuwe experimenten bedacht.

    Op zich een best goede week, maar zoals gezegd, zijn er wat puntjes die we de komende tijd systematisch MOETEN verbeteren.

    Maar eerst nog even willemstad in voor de lunch!

    Back in the country.

    Met nieuwe inzichten en ideeën zijn we weer vol op aan de slag gegaan.

    Mijn taak in de uitvoer word alleen wel steeds minder.

    Terugblik op een vrijdag in week 1 van dit experiment

    Dag 5

    Vrijdag is meestal mijn minst productieve dag.

    Ik had op de planning:

    1. Mails beantwoorden (ik check ze nu twee dagen in de week)
    2. Factuur sturen in het nieuwe boekhoudingsprogramma
    3. auto-message aanpassen
    4. Rapportages van onze werkzaamheden automatiseren (startend met afgaan van handmatige mailtjes en voorbereiding)
    5. Een start maken aan een nieuw rapportage systeem.
    6. een blog posten

    STOP tijd is om.”

    Dag 58 – ook een vrijdag!

    Vandaag is er gedaan:

    1. Mails beantwoorden, lezen en bijgewerkt van 3 mailboxen
    2. Facturen + eventuele herinneringen zijn verzonden
    3. Administratie is doorgenomen
    4.  Experimenten zijn bedacht en geprioriteerd
    5. Er is een start gemaakt aan het verkennen van de AirTable automatisering.
    6. Intercom – drift issues worden opgelost
    7. Duplicate content issue wordt opgelost door een site offline te halen.
    8. Search console koppeling wordt uitgevoerd
    9. Bug in Sumo set-up wordt gefixed
    10. Blog posten

    Zoals je kunt zien zijn het aantal volbrachte taken verdubbeld en effectief is de productie zelfs met 2/3 toegenomen.

    p.s. Vandaag heb ik echt op mijn dooie akkertje gewerkt, dus inderdaad, de vrijdag is nog steeds niet mijn productiefste dag.

     

    Studenten experiment – progressierapport

    Ondertussen is Jesse gestart met zijn experiment.

    Dit houdt in dat Jesse: Niet meer naar de college’s van 1 vak gaat, want in de plaats daarvan leest hij elke dag 1 uur uit zijn lesboeken.

    Dus, dat is duidelijk, zelfs bij andere vakken begint Jesse te zien dat er een enorme tijd verspilling is!

     

    Het werk lijkt wel relaxter te worden in die 2 uur, aangezien je meer strategisch aan het inrichten en denken bent in plaats van grotendeels uitvoeren.

     

    Boekentip voor de feestdagen: (leer “nee”zeggen! Bespaar een burn-out, kom wel voor jezelf op, maar op manier dat iedereen het begrijpt.)

    Afbeeldingsresultaat voor the power of a positive no

     

    2 uur word te lang

    De 2-uur werkt zo goed, dat ik mijn dagen langzaam aan het terug schalen ben, van 6 naar 4 dagen van 2 uur.

    Tom? 8 uur? Ga je die serieus menen?

    Oprecht, ik heb tijd over binnen mijn 2 uur!

    Vandaag stond er op de planning;

    1. Mailboxen legen + beantwoorden
    2. Rapporten reviewen
    3. Voortgangsmails automatiseren
    4. Blog maken

    Dat stelt ook niet zoveel voor zou je zeggen!

    Dat klopt, de rest, is namelijk gedelegeerd.

    Doordat alles steeds verder geautomatiseerd word, ga ik zelfs taken die nu slechts 15 minuten per twee weken kosten verder automatiseren.

    Het tegengestelde van; “ik heb het druk, maar dit kan er nog wel bij.”

    Ik word ook steeds handiger en beter in het delegeren en het zoeken van automatisatie manieren.

    Neem Airtable:  Ik kon een mooie zapier integratie maken en vervolgens alles op de agenda zetten, die dan automatisch elke week een mailtje stuurt naar mijn klanten voor de geplande zaken.

    De vraag is alleen, hoe lang ben ik daar mee bezig en hoeveel tijd scheelt het me daadwerkelijk?

    het alternatief:  In Airtable heb je de optie “send records”, ik plak dus alles in 1 view, template gemaakt, mailadressen verzameld in een view ernaast = binnen 3 klikken elke week een rapport en dit alles kostte me maximaal 5 minuten.

    Van 1,5 uur naar 30 sec

    Ik begin steeds meer te zien, hoeveel tijd ik in het begin wel niet verspilde.

    Hoe kon ik toen 1,5 uur over een agenda doen, die me nu letterlijk 3 keer klikken en 3 regels typen kost.

    Maar is de kwaliteit dan ook beter?

    Jazeker! Ik krijg veel minder vragen op mijn meetings en het aantal experimenten dat ik wekelijks kan uitvoeren is verdubbeld.

     

    De “voor de hand te liggen” oplossing wordt sneller gevonden

    Ik merk ook aan mezelf, dat ik veel sneller kies voor de gemakkelijkste optie en beste optie.

    Aangezien ik geen tijd heb kan ik dus nooit voor de langste moeilijke optie gaan.

    Ik kan dus eigenlijk kiezen tussen de makkelijkste optie en de makkelijkste optie.

    Het enige wat ik vervolgens kan doen is deze optie effectiever / efficiënter inrichten, zodat het ook een steeds betere optie word en echt een fractie van de tijd kost!

     

    Still cleaning up the mess

     

    Het is nu 2 maanden geleden dat ik gestart ben aan deze challenge en ik ben nu nog steeds de rotzooi van de 8-urige dagen aan het opruimen.

    Bijvoorbeeld deze dag:

    Terugval (dag 4)

    Gister had ik nog een aantal afspraken staan, die ik niet meer kon afzeggen en daarom ben ik even over de 2-uur grens gegaan.

    Hoe dat was?

    Verschrikkelijk!

    Niet alleen de tijd, dat viel wel mee.

    Meer de stress en de frustratie van het tijd verspillen was erg.

    Ik heb gister mee gereden en gekletst dan uiteindelijk wat besproken.

    Als ik de vorderingen zou afzetten t.o.v. een 2-urige werkdag, dan had ik alles ook in 10 minuten kunnen doen.”

     

    Ik was die dag zo moe, dat ik perse snel een parkeerplaats wou vinden, maar per ongeluk een eenrichtingsstraat in reed (waar net de handhaving stond) en dus zag ik deze week de bekeuring van €147,-

     

    Administratie

    Nog een voorbeeld, de administratie die niet in processen was gebracht of uitbesteed, omdat dat daar geen tijd voor was….

    Geeft nog steeds een hoop gezeik en geregel.

     

    En zo zijn er nog meer dingen die ik eerst van mijn vorige periode moet opruimen…

     

    Stand van zaken 2-uur

    Gebeurt dit dan niet met de 2-uur dag?

    NEE!

    Sterker nog!

    Ik ben van alles op de hoogte, alles is gedocumenteerd, geadministreerd, er is een strategie, er zijn processen, procesverbeteringen, kortom:

    Alles loopt perfect!

    Experimenten worden volgens planning uitgevoerd, mijn eigen planning is verbeterd, we boeken meer resultaten bij klanten en er is meer tijd voor zelfontwikkeling en ontspanning.

     

    Frustratie en oplossing van het moment!

    Natuurlijk gaat alles nog verre van perfect en dit heeft te maken met 1 ding.

    De taken zelf.

    Wat de grootste error in het hele process is, is dat ik taken heb opgeschreven die ik eigenlijk niet kan uitvoeren.

    Ik heb toch blijkbaar de toegang niet, kom onverwachte extra skills tekort, bugs waardoor ik de taak niet kan uitvoeren.

    Je zou misschien denken, dat is normaal, daar kun je toch niks aan doen?

    Nou, ik heb de afgelopen tijd een analyse gemaakt van de taken, die ik wel in 1 keer had kunnen afronden en dit heb ik verwerkt in het volgende model.

    Kort gezegd; gaat elke potentiële taak even door dit stappenplan, voordat het op de lijst verschijnt.

    Je houd rekening met 3 hoofdpunten:

    1. heb ik alle informatie om de taak af te ronden.
    2. heb ik alle skills & tools om de taak uit te voeren.
    3. heb ik toegang tot de benodigde programma’s / toestemming van klant, baas, etc, om de taak uit te voeren.

    En wanneer je dit schema gebruikt dan kom je vaak bij 1 punt uit;

    “Kan ik de taak opknippen en deels uitvoeren?”

    Bijna alle taken die ik uitvoer (en die zijn maximaal 1 uur lang) kan ik alsnog opknippen in kleinere stukken.

     

     

    Daar kwam Jesse toevallig mee, toen ik hem dit schema liet zien en daarom heb ik afgelopen nacht dit gemaakt;

    Inderdaad een prioriteringssysteem voor taken.

    Maak je eigen judgement transparant en meetbaar V2.0

    Wat ik in feiten heb gedaan, is de manier waarop we keuze’s maken uitgeschreven en dat gesimplificeerd.

    Alle tijdsmanagement boeken staan vol met, wanneer je taak belangrijk is en NU gedaan moet worden dan bestempel je het als prioriteit.

    Wanneer is iets prioriteit? 

    Vlak na je geboorte heb je duidelijk andere prioriteiten, dan wanneer je als 30-jarige fulltime werkt.

    5 essentiële onderdelen

    1. Stap richting jaardoel – ultieme “waar wil ik over 10 jaar staan” ideeën zijn prachtig voor je sollicitatie gesprekken, maar niet realistisch als haalbaar doel. Daarom een jaardoel. Je diploma halen is bijvoorbeeld een mooi jaardoel als je in het laatste jaar zit van je studie, net als een promotie binnen slepen.
    2. Financiële consequenties – Als ik het niet of later doe, brengt dit dan extra kosten met zich mee?
    3. Relationele consequenties – Als ik het niet of later doe, hoe voelen je collega’s/ familie / vriendin, waarmee of waarvoor je dit doet zich in dat geval?
    4. Eigen gevoel – Zit er een onrust in mezelf die zegt dat ik dit nu moet doen? Voel ik me anders ongemakkelijk / vervelend als ik het later of zelfs niet doe?
    5. Tijd consequenties – Kost het me later extra tijd om het alsnog te doen? Of moet ik extra dingen recht zetten, omdat ik het nu niet doe?

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Bekijk dit formulier op: https://airtable.com/shrsWniLCtPcNkDCR 

     

    De reden waarom iets ook alweer op je lijst kwam

    Wat je hiermee doet is de reden beoordelen, waarom het zo belangrijk was.

    Is het alleen je gevoel die zegt dat je het moet doen?

    Is het de druk van relaties die zorgen dat ik het nu wil doen?

    Dit systeem geeft je een overzicht van de reden en daarmee dus een stok achter de deur.

    Gebaseerd op het ‘worst-case’ scenario.

    Dit is je stok achter de deur.

    Als ik nu deze boete niet betaal, dan zie ik rechts dat ik straks 175 euro extra mag betalen.

    En als ik het NIET doe, dan kan het zelfs oplopen tot 1000 euro en een paar dagen tijd in de cel.

    Tsja, toch maar even binnen 5 minuten doen dan.

     

    Cancellen of uitstellen?

    Na het maken van de prioritering kwam ik erachter dat, ja ja zelfs ik met mijn 8-urige werkweek, nog heel veel taken op me neem die niet belangrijk zijn.

    Wat ook opvalt is dat je dus heel veel wel een week kunt uitstellen!

    De vraag die mij opkomt is, waarom willen we dan alles nu?

    Aanname: “We willen alles NU, omdat ons gevoel niet kan wachten.”

    Je ziet dat ik al mijn taken een week zou kunnen uitstellen en dat er slechts 3 taken, een score hoger dan 30 hebben, echt belangrijk zijn.

    Wat zijn de belangrijke taken?

    • Administratie omgooien naar een ander administratiekantoor – 152 punten (schrappen kolom)
    • Informatie verzamelen hoofdstuk 1 les 1 ondernemerscursus (ja dit heb ik uitgesteld, maar nu zie ik dat dit belangrijker is dan veel andere taken) – 46 punten (schrappen kolom)
    • Klant dashboard overzetten naar Airtable – 47 punten (schrappen kolom)

    Structurele aanpassingen dus!

    Geen one-time belletjes, meetings, mails beantwoorden, experimenten uitvoeren, nope…

    Alleen structurele aanpassingen.

     

    Voor risico nemers en vermijders.

    Dit is een prioriteringssysteem.

    Dat wil zeggen, wanneer je op papier al niet kunt aangeven, waarom deze taak (bestaande uit 7 criteria) meer dan 30 punten (uit de 300) moet krijgen, dan is het een taak die duidelijk niet de moeite waard is!

    Betekent wel dat je zelf natuurlijk altijd in charge blijft, maar zoals ik al eerder zei, vertrouw op het systeem en laat “kleine slechte dingen gebeuren om grote prestaties te bereiken.”

    Maak je eigen versie van dit systeem en pas het systeem aan als het je niet zint.

     

    Financiën is DE tijdslurper

    Nu ik inzicht heb in mijn taken, doe wat belangrijk is en ook gelijk kan afmaken wat op mijn lijstje staat, maak ik veel tijdwinst.

    Toch is er 1 mega tijd slurper, financiën & juridische zaken.

    Momenteel worden al mijn financiën over gezet naar een nieuw administratiekantoor, dat veel van deze taken uit handen moet nemen, maar wat ook veel fouten mag oplossen.

    Als startende ondernemer heb ik een paar jaar geleden absoluut fouten gemaakt, die nu hersteld moeten worden en die ik nu, nu ik tijd heb, ook KAN oplossen.

    De rest volgt het schema perfect!

    Met het nieuwe inzicht dat ik gekregen heb kan ik berekenen dat ik deze week:

    • 2 uur en 40 minuten aan persoonlijke taken kwijt was (1 uur daarvan bestond uit de mailbox checken; deze gaan we de na de financiën uit besteden.)
    • 5 minuten aan verzoeken voor anderen (buiten mijn klanten) heb gewerkt.
    • 6 uur kwijt ben aan financiën & juridische zaken deze week.
    • 1 uur en 40 minuten aan mijn klanten (uitvoerend werk) heb besteed.
    • 55 minuten aan processen & automatisaties heb besteed. (kern van ondernemersschap)

    Voor elke 2 uur die ik IN de zaak werk, werk ik 1 uur AAN de zaak.

    Boekentip van de week!

    Fact Fullness van Hans Rosling, gaat erover dat het eigenlijk veel beter gaat in de wereld dan we denken en daarom begin ik vanaf deze week met een nieuwe rubriek. “Vroeger was alles ‘beter’?

    Trouwens! Leuk feitje; deze blog is nu meer dan 8000 woorden lang. Kun jij je voorstellen, wanneer je zo’n lang stuk hebt getypt binnen 10 weken.

    Kerst dipje

    Net voor de kerst zijn er nog een paar vervelende berichten door gekomen.

    Kort samengevat; geen cadeautjes onder de kerstboom dit jaar.

    Vlak na het horen van de berichten waren er zelfs sporen van een kleine paniek te bekennen.

    Gelukkig is dat nu niet meer aan de orde en valt alles uiteindelijk wel mee.

    Toch moet er snel actie ondernomen worden en daarom komt er binnenkort een nieuw concept!

    Ook zal ik eindelijk weer eens verder gaan werken aan de ondernemerscursus, dat heeft ook te lang op zich gewacht.

    Structuur & zelfdiscipline

    Veel interessanter is om te begrijpen, waarom het nu even wat minder gaat.

    1 van die dingen heeft te maken met zelfdiscipline & structuur, want

    het is makkelijker om iedere dag om 7 uur naar de sportschool te gaan, dan dat je iedere week wisselt van dag en tijd.

    Routine vorming.

    Jesse Jägers die nu bezig is met zijn experiment merkt precies hetzelfde.

    Je hebt meer discipline, wanneer je meer structuur hebt.

    En daar ligt het probleem: mijn structuur afgelopen weken was nergens te bekennen!

    MAAR!

    Als mijn processen goed genoeg waren opgezet, dan had dit alsnog niet uit hoeven te maken.

    Daar zit dus probleem 2, waarom dat ik nu in een kerst dipje zit.

    Een aantal processen lopen niet goed genoeg, vooral communicatie is een proces dat nog sterk verbeterd kan worden.

    Kortom: Ik heb geleerd dan mijn communicatieprocessen beter afgestemd moeten worden en dat ik toch een standaard structuur moet vinden voorin elke situatie.

    In slechte periodes baal je het meest, is de stress het hoogst en leer je het meest.

    Conclusie 2-uur challenge

    Na een week vrij (kerst – oud & nieuw) is vandaag de laatste dag van de 2-uur challenge.

    Met nog 46 minuten op de klok is alles geheel volgens plan afgerond.

    En net zoals al die samenvattingen van het afgelopen jaar, ga ik ook mijn 3 maanden even samenvatten in de beste en slechtste dagen + mijn grootste bevindingen delen.

    Beste dagen

    Mijn topdagen hadden allemaal het volgende in gemeen:

    • De temperatuur was tussen de 12-17 graden.
    • Ik startte mijn 2 uur in de ochtend tussen 9-10 uur
    • Ik had een duidelijke planning en op het moment dat ik op stond had ik deze punten duidelijk in mijn hoofd.
    • Ik had niet meer dan 5 taken op de planning staan (waarbij 1 taak extreem belangrijk was)
    • Ik had maximaal 2 onbelangrijke taken (zoals mails beantwoorden) op mijn lijstje staan.
    • Ik wist precies van te voren, hoe ik mijn taken moest uitvoeren.
    • Ik had in de middag de niks gepland.
    • Ik had de avond ervoor niks gepland.

    Slechtste dagen

    Mijn slechte dagen hadden allemaal het volgende in gemeen:

    • De temperatuur was of kouder dan 5 graden of warmer dan 20 graden.
    • Ik startte mijn 2 uur in de middag.
    • Tijdens de 2-uur bedacht ik wat ik ging doen.
    • Ik had meer dan 8 taken op de planning staan.
    • Ik had minimaal 2 contactmomenten in de planning staan, zoals meetings, telefoontjes, mails.
    • Mijn dag zat vol door het beantwoorden van vragen, mailtjes, telefoontjes en reizen.
    • Ik sliep na 02:00
    • Ik stelde taken uit
    • Ik sportte deze dag niet of slecht.
    • Ik at slecht.

    Grootste leermomenten

    Mijn grootste leermomenten zijn vooral:

    • Liever goed dan perfect, het gaat erom dat je het doet en de kwaliteit hoeft geen 10 te zijn.
    • Vermijd afleiding, zet een appblocker aan
    • Stel een tijdsdruk in, zet een alarm of laat iemand je bellen, na een bepaalde tijd.
    • Bepaal de dag van te voren wat je gaat doen en plan taken voor maximaal 3 dagen van te voren in.
    • Werk met een prioriteringssysteem
    • Stel routines in en probeer zo min mogelijk van deze routines af te wijken.
    • Wanneer je teveel van een routine afwijkt, verplaats je van omgeving en bedenk waardoor dit kan komen.
    • Voorbereiding is 80% van de output; zoek je taken van tevoren uit, stel een tijd per taak in en plan ze op volgorde.
    • Hoeveel tijd we eigenlijk met zijn allen verspillen aan onnodige dingen!
    • Hoe slecht iedereen zich op zijn werkdag voorbereid.
    • Dat veel mensen in een tunnel leven en zich niet afvragen, waarom ze de dingen zo doen, zoals ze dat nu doen.
    • Start de dag met een ongemakkelijke taak (iemand bellen bijvoorbeeld) en de rest van de dag wordt top.

    En nu?

    Ga ik nu weer terug naar de 8-10 uur?

    Zeker niet! Je hebt er namelijk niks, het brengt je niet meer.

    Je top-focus is alleen bij unieke gevallen langer dan een paar uur.

    Moet je dan elke dag volhouden aan 2 uur?

    Nee, ook niet.

    Wanneer je echt in de flow zit, werk dan door tot je uit de flow raakt en stop dan.

    Wat ga ik nu doen?

    Ik ga nu minimaal 2-uur werken de komende tijd en ik mag, wanneer ik in de flow zit langer doorwerken.

    Echter…

    Ik moet wel voor mezelf documenteren, waarom ik langer door ben gegaan en wat ik daar EXTRA uit heb gehaald.

    Zo voorkom ik dat onnodige taken mijn tijd weer gaan opHoe is dit experiment bevallen?

    Extreem goed!

    Ik heb geen last meer van mijn rug

    Ik sport meer

    Ik klets minder en produceer meer

    Ik leer meer

    Ik heb meer structuur & focus.

    Ik kan beter omgaan met problemen.

    Ik ben creatiever.

    Ik heb minder stress.

    Ik schreef deze 10.000 woorden lange blogpost.

    Bekijk het vervolg op deze blog op: “https://jeasyapp.com/tijd-voor-bier/